El bastanteo de documentos: Claves prácticas

Cuando una entidad desea realizar operaciones y contratar productos financieros con una entidad bancaria (por ejemplo, para abrir una cuenta bancaria o solicitar un crédito), debe tener en cuenta que el proceso no implica únicamente revisar y firmar la documentación contractual que plantee la entidad.

El procedimiento necesario para realizar este tipo de operaciones requiere cumplir con una serie de requisitos formales adicionales, así como aportar una serie de documentación básica que variará según el tipo de entidad que solicite la operación (ya sea sociedad limitada, sociedad civil, asociación, cooperativa, etc.).

Este proceso se conoce en el sector bancario bajo el término “bastanteo”. Su forma y elementos se deben, entre otras cuestiones, a las obligaciones asumidas por las entidades financieras frente a las autoridades tanto nacionales como comunitarias e internacionales, de supervisar la legalidad tanto de sus clientes como de los negocios desarrollados por los mismos. Todo ello es consecuencia de la normativa de blanqueo de capitales en vigor desde el año 2010 y del resto de disposiciones normativas que regulan estas cuestiones en España.

¿Qué es el bastanteo de poderes y cuándo se realiza?

El bastanteo de poderes implica la comprobación por parte de una entidad bancaria (por ella misma o a través de terceros) del cumplimiento de una serie de requisitos necesarios para poder operar en dicha entidad, esto es, para contratar productos con una entidad financiera. Por ejemplo, para la apertura de una cuenta bancaria, la obtención de financiación, contratación de otras clases de productos financieros, etc. Tales requisitos difieren en función del tipo de entidad.

Proceso de bastanteo

Si bien el proceso de bastanteo difiere dependiendo del tipo de entidad, con carácter general se deben comprobar varias cuestiones:

• Cada entidad que desee contratar algún producto bancario con una entidad financiera debe aportar una documentación básica obligatoria, que como veremos más adelante, difiere según los casos, pero entre la que siempre nos encontraremos con algunos documentos comunes:

–    Acuerdo o escritura de constitución de la entidad y, en su caso, inscripción registral.

–    Documentación fiscal.

–    Documentación de blanqueo de capitales.

–    Apoderamiento o autorización de la/s persona/s correspondiente/s.

• Los documentos deben estar en vigor, es decir, no pueden estar caducados.

• Los apoderados o personas autorizadas para operar en la cuenta deben estar actualizados y corresponderse con la documentación vigente que se aporte.

• Debe comprobarse, en algunos casos, por ejemplo, en el caso de las asociaciones o las cooperativas, que el mandato que aparece en la documentación (referido al tiempo de duración del cargo) se corresponde con lo dispuesto en los estatutos. En caso de que sea diferente, siempre prevalecerá lo dispuesto en los estatutos.

Conceptos relevantes:

Documento privado de autorización de firmas: es un documento expedido por las personas autorizadas al efecto en cada tipo de entidad (por ejemplo, en el caso de una comunidad de propietarios, presidente y secretario), en el que se establece el régimen de disposición y la duración de cada autorización.

Régimen de disposición: se refiere a la modalidad o forma de disposición de cada entidad, que determina su forma de gestión interna y, en consecuencia, la forma de gestión del producto o productos bancarios contratados. La disposición puede ser mancomunada, indistinta o mixta, dependiendo del caso:

• Mancomunado: Implica la necesidad de que las personas autorizadas para operar en dicha cuenta habiliten cada operación de forma conjunta. Por ejemplo, si tenemos una cuenta bancaria en la que dos personas están autorizadas de forma mancomunada, significa que cuando queramos realizar cualquier operación tendremos que firmar las dos personas de forma simultánea.
• Indistinto o solidario: Implica la habilitación para que cualquier persona autorizada a operar en la cuenta bancaria pueda realizar por sí misma todo tipo de operación.
• Mixta: puede ser que se disponga que, para una misma cuenta bancaria, haya facultades de disposición mancomunada y otras solidarias. Incluso es posible establecer una cantidad límite para realizar algunas operaciones, algo que resulta muy común, por ejemplo, en el caso de un poder otorgado en favor de una persona física que actúa en representación de una S.L.

Escritura pública: es un documento público otorgado ante notario en el que se hace constar un acontecimiento (como la constitución de una S.L.) o un derecho reconocido por dicho fedatario público. El notario da fe de lo dispuesto en ese documento.

Documentos Requeridos según el tipo de entidad:
En la siguiente tabla podemos ver la documentación necesaria según el tipo de entidad que solicite la operación, que pueden ser las siguientes:

1. Sociedades limitadas (en adelante “S.L.”) u anónimas («S.A.»).
2. Comunidades de propietarios.
3. Asociaciones.
4. Comunidades de bienes.
5. Ayuntamientos y/o otras corporaciones de Derecho público.
6. Sociedades cooperativas.

El procedimiento de bastanteo

Existen dos formas para el proceso que puede finalizar:

• Terminado: en este caso, todos los documentos estarían correctos y, por tanto, se indicaría el cargo que desempeña cada persona en concreto y el régimen de disposición. Además, se indica el plazo en que caducan los cargos, lo cual implica la necesidad de aportar nueva documentación acreditativa de los nuevos cargos vigentes una vez alcanzado el plazo de caducidad establecido.

• Incidentado: ello implica la falta de documentación o la necesidad de incluir o eliminar apoderados que según la documentación que se acredite están o no autorizados para operar en la cuenta o producto bancario correspondiente. Se enviaría de nuevo el expediente a la entidad financiera para que se le comunique al cliente y éste pueda aportar la documentación requerida.

Conclusiones

De todo lo anterior, podemos concluir que el procedimiento de bastanteo es de extrema importancia en el mundo bancario, para dar legitimidad a las operaciones bancarias. Un bastanteo de documentos correctamente realizado elimina cualquier tipo de riesgos de uso fraudulento o de errores en el uso de los productos bancarios.

Por ello las entidades financieras deben actuar con diligencia y contar con toda la documentación imprescindible en cada caso para evitar posibles riesgos.